Ako dlho trvá zápis do registra partnerov verejného sektora?

Ak sa ako podnikateľ alebo spoločnosť pripravujete na spoluprácu s verejným sektorom, či už ide o prijatie plnenia zo štátu, uzatvorenie zmluvy s orgánom verejnej moci, subdodávku, alebo iný obchod, ktorý je podmienený kritériom, že musíte byť partnerom verejného sektora, určite vás zaujíma: ako dlho trvá zápis do registra partnerov verejného sektora (ďalej „RPVS“)?

Predtým než sa zamyslíme nad lehotou, je vhodné si ozrejmiť čo je vlastne RPVS a kto má povinnosť sa doň zapísať. RPVS je elektronický register, ktorý je spravovaný rezortom spravodlivosti Slovenskej republiky.

Do registra sa zapisuje tzv. partner verejného sektora, teda fyzická alebo právnická osoba, ktorá napríklad prijíma finančné prostriedky alebo nadobúda majetok zo strany štátu či samosprávy, alebo uzatvára zmluvu s verejným obstarávateľom či iný relevantný právny úkon.

Návrh na zápis do RPVS musí podať oprávnená osoba, tým je advokát, notár, daňový poradca alebo audítor so sídlom na území SR. Partner verejného sektora sa nemôže zapísať sám!

Zákonná lehota na zápis

Vo vzťahu k tomu, koľko trvá zápis, zákon stanovuje určitú lehotu, ktorú registrujúci orgán musí dodržať.

Zákon uvádza, že registrujúci orgán vykoná zápis návrhu do registra bezodkladne, najneskôr však do 5 pracovných dníod doručenia návrhu na zápis, pokiaľ sú splnené všetky zákonné predpoklady.

Takže oficiálnou lehotou je 5 pracovných dní. V praxi to znamená, že po správnom a úplnom podaní návrhu by mal byť zápis vykonaný najneskôr v tejto lehote.

Prečo môže zápis trvať dlhšie?

Aj keď je zákonná lehota stanovená na 5 pracovných dní, v realite sa môže proces predĺžiť z viacerých dôvodov, ako napríklad:

• Ak návrh neobsahuje všetky požadované údaje, prílohy alebo ak oprávnená osoba nedostane od partnera verejného sektora potrebnú súčinnosť, napríklad pri identifikácii konečných užívateľov výhod, môže to celý proces predĺžiť.

• Aj keď lehota je zákonom stanovená, súd môže mať väčšie množstvo podaní, či iné administratívne okolnosti, čo môže spôsobiť, že zápis trvá dlhšie ako je stanovená zákonná lehota.

• Pri zápise alebo zmene údajov je povinnosťou oprávnenej osoby overiť identifikáciu konečných užívateľov výhod. Ak tento proces trvá, môže to vplývať na celkový čas zápisu.

• Ak má spoločnosť zložitejšiu vlastnícku či riadiacu štruktúru alebo viac subdodávateľov, príprava podkladov môže trvať dlhšie, čo posúva podanie návrhu.

Ako sa pripraviť, aby zápis prebehol čo najrýchlejšie?

1. Identifikujte, či máte povinnosť zápisu

• Skontrolujte, či spĺňate definíciu partnera verejného sektora podľa zákona (napr. prijímate plnenie od verejného sektora nad limity, uzatvárate zmluvu s verejným obstarávateľom …).

• Ak áno, následne si zvoľte oprávnenú osobu (advokát, notár, banka, daňový poradca či audítor) so sídlom v SR. Ak hľadáte oprávnenú osobu, ktorá to vybaví expresne, obráťte sa na profesionálov zo start sro, ktorí vám pripravia všetky potrebné dokumenty do 12 hodín!

2. Zozbierajte podklady

• Vlastnícka a riadiaca štruktúra firmy (majitelia, spoločníci, konatelia)

• Zmluvy, dohody, plnenia, účtovné doklady (v prípade overenia konečných užívateľov výhod)

• Písomná dohoda s oprávnenou osobou o tom, že bude vykonávať úkony voči RPVS.

3. Požiadajte oprávnenú osobu  o podanie návrhu na zápis do RPVS

• Predložte oprávnenej osobe s ktorou máte uzatvorenú zmluvu všetky potrebné dokumenty na zápis.

• V startsro podávame návrh na zápis do RPVS do 12 hodín od zaslania všetkých podpísaných dokumentov!

4. Sledujte lehotu 5 pracovných dní

• Po doručení návrhu súdu by mal byť zápis vykonaný maximálne do 5 pracovných dní

• Ak po tejto lehote nenastane zápis, možno sa obrátiť na súd s dožadovaním stavu, resp. oprávnená osoba môže podať námietku či komunikovať s registrujúcim orgánom.

5. Získajte výpis z registra

• Po uskutočnení zápisu vám súd zašle výpis z RPVS potvrdzujúci zapísanie.

6. Aktualizujte údaje v prípade zmien

• Ak sa zmení partner verejného sektora, alebo oprávnená osoba, alebo konečný užívateľ výhod, je potrebné podať návrh na zmenu údajov.

Praktické odporúčania

Vyberte si oprávnenú osobu vopred a uzavrite s ňou dohodu, odbremení vás to od administratívy. Následne zabezpečte, aby ste oprávnenej osobe dodali všetky potrebné podklady čo najskôr, čím skôr je návrh podaný, tým skôr začína plynúť lehota 5 pracovných dní. Pripravte sa na to, že ak má spoločnosť zložitú štruktúru (viacerí vlastníci, zahraničné zastúpenia, subdodávky) príprava samotného podania môže trvať dlhšie, zatiaľ čo samotný súdny proces je krátky. Ak sa potrebujete zapísať do RPVS pred uzatvorením alebo plnením zo zmluvy, ideálne je podať návrh skôr.

Zákonná lehota pre vykonanie zápisu do RPVS je päť pracovných dní od doručenia návrhu na zápis, pokiaľ sú splnené všetky zákonné predpoklady. V praxi treba počítať s tým, že skutočný čas od prípravy podkladov, cez podanie až po výpis môže trvať dlhšie. Ak všetko správne pripravíte môžete byť zapísaní rýchlo. Najväčší zdržujúci faktor je príprava podkladov, nie samotné vykonanie zápisu súdom.

Na rozdiel od iných subjektov, kde zápis často trvá celé týždne, u nás máte istotu rýchleho a bezproblémového zápisu do RPVS. So startsro sa už nemusíte trápiť otázkou, ako dlho trvá zápis do RPVS, všetky dokumenty potrebné k podaniu žiadosti pripravíme už do 12 hodín od prijatia objednávky. Po ich podpísaní nám ich jednoducho zašlete naskenované emailom a my do ďalších 12 hodín podáme návrh na zápis do RPVS.