Vykonanie zmeny v zozname hospodárskych subjektov

Zoznam hospodárskych subjektov (ďalej len ZHS) spravuje Úrad pre verejné obstarávanie (ÚVO). Zapísanie subjektu do tohto zoznamu je významné v kontexte verejného obstarávania, pretože nahrádza opakovane predkladanie potvrdení o splnení daných kritérií. Keď už je subjekt zapísaný v ZHS, niektoré údaje sa môžu v priebehu času meniť, napríklad sídlo, štatutárny orgán, predmet podnikania a ďalšie. Zákon kladie povinnosť tieto zmeny oznámiť úradu v určenej lehote a doložiť príslušné doklady.

Ak sa zmena neohlási, môže to viesť k pokutám, prípadne až k vyčiarknutiu subjektu zo zoznamu!

Zákonná úprava

Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ustanovuje, že ak dôjde k zmene údajov vedených v ZHS, hospodársky subjekt je povinný oznámiť túto zmenu úradu do 30 dní odo dňa zmeny údajov. Oznámenie sa vykoná prostredníctvom formulára (elektronického alebo listinného) zverejneného na webovom sídle úradu.

Lehota na vybavenie žiadosti o zmenu údajov v ZHS je rovnaká ako pri samotnom zápise, t. j. spravidla 15 dní odo dňa doručenia kompletnej žiadosti s prílohami.

Aké údaje sa môžu meniť?

Pri oznámení zmeny v ZHS sa zvyčajne stretávame s niekoľkými typickými situáciami. Tu sú najčastejšie prípady:

1. Zmena obchodného mena/názvu subjektu – Ak spoločnosť alebo živnostník zmení svoj názov, je potrebné túto zmenu uviesť v príslušnom formulári.

2. Zmena sídla, miesta podnikania alebo adresy – Ak sa mení adresa sídla (resp. miesto podnikania alebo adresa pobytu pri FO), ide o dôležitú zmenu, ktorú je potrebné nahlásiť.

3. Zmena predmetu podnikania/činnosti – Subjekt môže zároveň rozširovať alebo zužovať svoje predmety podnikania. Túto zmenu predmetu činnosti treba taktiež ohlásiť.

4. Zmena osôb oprávnených konať v mene subjektu (štatutárny orgán, prokuristi, členovia dozornej rady, atď.) – Táto zmena patrí medzi podstatné, pretože ovplyvňuje, kto je oprávnený konať za subjekt nielen v ZHS, ale všeobecne v právnych vzťahoch.

5. Zmena spôsobu konania subjektu – Môže ísť o zmenu spôsobu, ako majú osoby konať (napr. samostatne, spoločne, s obmedzeniami, viazané podpisy atď.).

Tieto zmeny môžu byť oznámené samostatne alebo kombinovane v jednej žiadosti, ak nastalo viacero zmien naraz.

Postup oznámenia zmeny

1. Zistite, či zmena podlieha povinnému oznámeniu

Nie každá drobná zmena musí byť oznámená, oznámené musia byť len tie, ktoré patria medzi údaje evidované v ZHS podľa zákona (napr. názov, sídlo, predmet činnosti, osoby oprávnené konať, spôsob konania).

2. Pripravte si potrebné prílohy

Prílohy, ktoré sa pripoja k oznámeniu zmeny:

• Výpis z obchodného registra, živnostenského registra alebo iného príslušného registra, ak zmena v ňom už bola zapísaná.
• Rozhodnutie (napr. valné zhromaždenie, rozhodnutie o zmene sídla).
• Výpis z registra trestov (v prípadoch zmeny osôb oprávnených konať).
• Doklad o úhrade správneho poplatku.

3. Vyplňte formulár oznámenia zmeny

Formulár oznámenia zmeny je zverejnený na stránke ÚVO a dostupný ako elektronický formulár alebo tlačivo pre listinné podanie.

V elektronickej forme je potrebné formulár vyplniť, priložiť prílohy (elektronické dokumenty) a podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP). Ak prílohy nie sú pôvodne v elektronickej forme, možno ich doručiť aj listinne.

4. Podajte oznámenie v lehote

Žiadosť o zmenu údajov musí byť doručená ÚVO do 30 dní od dňa, kedy nastala zmena.

Ak sa oneskoríte s oznámením, hrozí vám pokuta až do výšky 500 € podľa zákona o verejnom obstarávaní.

5. ÚVO spracuje oznámenie

Po prijatí kompletnej žiadosti s prílohami má ÚVO lehotu 15 dní na zapracovanie zmeny do ZHS. Ak bude žiadosť nekompletná, ÚVO vyzve subjekt na doplnenie chýbajúcich dokumentov v určenom čase. Po spracovaní bude zmena premietnutá v zápise subjektu v ZHS.

Výška správneho poplatku

Poplatok za oznámenie zmeny údajov je predmetom správneho poplatku. Pri listinnom podaní sa spravidla platí 25 € a pri elektronickom podaní s kvalifikovaným elektronickým podpisom sa poplatok spravidla znižuje o 50 %, teda 12,50 €.

Pri podaní odporúčame skontrolovať aktuálny sadzobník správnych poplatkov platný v čase podania!

Čo ak zmenu neoznámite?

Ak subjekt neoznámi zmenu do 30 dní odo dňa zmeny údajov, hrozia nasledujúce dôsledky:

1. Pokuta až do výšky 500 € podľa zákona o verejnom obstarávaní (ÚVO tieto pokuty naozaj pravidelne ukladá).

2. Vyčiarknutie subjektu zo zoznamu hospodárskych subjektov, ak subjekt prestane spĺňať podmienky alebo ak dôjde k inému dôvodu vyradenia.

3. Strata statusu kvalifikovaného dodávateľa, čo znamená, že subjekt bude musieť znova dokladovať podmienky v každom verejnom obstarávaní, čím sa zvyšuje administratívna záťaž.

4. Negatívny dopad pri hodnotení dôveryhodnosti – ak verejní obstarávatelia zistia, že údaje v ZHS nie sú aktuálne, môžu subjekt považovať za neseriózneho.

Preto je veľmi dôležité reagovať včas a dbať o to, aby údaje v ZHS boli vždy pravdivé a aktuálne!

Vykonanie zmeny v zozname hospodárskych subjektov je síce administratívny úkon, ale s významným dosahom na schopnosť subjektu pôsobiť bezproblémovo vo verejnom obstarávaní. Správne a včasné oznámenie zmien, doplnenie relevantných dokumentov a dodržanie zákonných lehôt sú kľúčové pre bezproblémovú účasť na verejnom obstarávaní.

Ak chcete mať istotu, že vaša žiadosť o zmenu zápisu bude spracovaná správne a bez zbytočných prieťahov, obráťte sa na odborníkov. V startsro žiadosť spolu so všetkými potrebnými dokumentmi pripravíme do 24 hodín a v rovnakej lehote ju odošleme na úrad!

Ak máte záujem o zápis do zoznamu hospodárskych subjektov alebo o zmenu existujúceho zápisu, využite naše služby a my všetko vybavíme za vás!